Secretary

Diposting: 21 Oktober 2026

Detail Lowongan

Fungsi: Staf Admin
Gaji: Gaji Dirahasiakan

Deskripsi Pekerjaan

Job Description

We’re looking for a detail-oriented and organized Secretary to join our dynamic team in Jakarta Selatan, DKI Jakarta, Indonesia. In this role, you’ll be the backbone of our office operations, providing essential administrative support, including administration for our specialist doctors, that keeps our organization running smoothly. As a collaborative and supportive team member, you’ll work closely with various departments, medical staff, and executive staff to ensure efficient communication, accurate record-keeping, and seamless scheduling. If you’re someone who thrives in a fast-paced environment, takes pride in maintaining order, and is committed to supporting your colleagues with professionalism and enthusiasm, we’d love to hear from you!

Responsibilities

Manage executive calendars, schedule meetings, and coordinate appointments with efficiency, transparency, and flexibility to accommodate changing priorities
Prepare, format, and distribute correspondence, reports, and presentations using Microsoft Office Suite with meticulous attention to detail
Maintain organized filing systems (both digital and physical), ensuring accurate record-keeping, data entry, and information accessibility
Answer phones, greet visitors, and provide exceptional customer service with a friendly, professional demeanor and strong interpersonal skills
Coordinate office operations, including ordering supplies, managing inventory, liaising with vendors, and maintaining vendor relationships
Transcribe meeting notes and maintain detailed minutes with analytical precision and transparent documentation
Support multiple team members and departments by prioritizing tasks, managing competing deadlines, and demonstrating decisive time management
Assist with event planning, travel arrangements, and logistical coordination as needed, showcasing flexibility and problem-solving abilities
Perform general administrative duties including mail distribution, document scanning, database updates, and office protocol compliance
Manage administration for specialist doctors, including preparing, tracking, and renewing cooperation agreements, practice licenses (SIP, STR), and other credentialing documents
Maintain an organized and up-to-date database of specialist doctors’ documents, and monitor license and agreement expiry dates to ensure compliance
Coordinate with specialist doctors, medical management, and relevant departments regarding document requirements, contract follow-ups, and administrative needs, while maintaining the confidentiality of doctors’ documents and data
Demonstrate resilience and adaptability in responding to changing organizational needs and priorities
Serve as a supportive liaison between departments, fostering inclusive communication and collaborative relationships

Qualifications

**Required Qualifications:**

Minimum Bachelor Degree
Proven experience with Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Excellent written and verbal communication skills in English
Strong organizational and time management abilities
Demonstrated ability to multitask and manage multiple priorities simultaneously
Proficiency in data entry and record-keeping with meticulous attention to detail
Professional demeanor with strong interpersonal and customer service skills
Ability to work collaboratively within a team environment
Phone etiquette and professional communication protocols
Problem-solving abilities and decisive decision-making skills

**Preferred Qualifications:**

1-3 years of administrative or secretarial experience in a corporate setting
Associate degree or relevant administrative certification
Experience with scheduling software and office management systems
Familiarity with basic accounting or financial record-keeping
Knowledge of office protocols and business etiquette
Experience supporting executive-level staff
Bilingual capabilities (English and Indonesian) – highly valued for our Jakarta location
Experience managing vendor and stakeholder relationships

Additional Information

[BEWARE OF RECRUITMENT SCAMS]

It has come to our attention that there are fake job offers claiming to be hiring for Siloam Hospitals Group. Please note that Siloam Hospitals Group do not require applicants to make payment when seeking employment with our hospitals.

Tentang Posisi Secretary

Secretary di Siloam Hospitals Group adalah peran penuh waktu pada level profesional yang berlokasi di Indonesia. Untuk persyaratan terlengkap, lihat bagian Deskripsi Pekerjaan di atas yang merupakan informasi resmi dari sumber lowongan.

Pekerjaan di kategori Staf Admin umumnya menuntut kombinasi keterampilan teknis dan kemampuan komunikasi. Pelamar dengan portofolio yang terdokumentasi baik—baik berupa studi kasus, proyek nyata, atau sertifikasi yang relevan—biasanya memiliki nilai tambah saat seleksi.

Tips Melamar Secretary di Siloam Hospitals Group

Berikut tips praktis dari Tim Editorial InfoLoker.id untuk meningkatkan peluang Anda dipanggil interview:

Sesuaikan CV Anda dengan kata kunci yang muncul di deskripsi lowongan Secretary di atas — sistem ATS umumnya mencocokkan istilah teknis maupun nama tools.
Riset singkat tentang Siloam Hospitals Group: lihat produk, model bisnis, dan kabar terbaru perusahaan sebelum mengirim lamaran.
Tulis surat lamaran yang menjelaskan mengapa Anda cocok untuk posisi Secretary, bukan sekadar paragraf umum.

Sebagian besar perusahaan di Indonesia kini menggunakan sistem Applicant Tracking System (ATS). Pastikan CV Anda mudah dibaca mesin: format PDF teks (bukan hasil scan), tipografi sederhana, dan hindari layout dua kolom yang membingungkan parser. Pelajari panduan lengkapnya di artikel Cara Membuat CV ATS Friendly 2026.

Estimasi Gaji & Total Kompensasi

Lowongan ini tidak mencantumkan rentang gaji secara terbuka. Pada tahap interview, Anda berhak menanyakan total kompensasi yang mencakup gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, BPJS, dan bonus kinerja.

Untuk benchmark, gunakan platform survei gaji terkurasi atau jaringan profesional Anda. Jangan berikan angka terlebih dahulu — minta perusahaan menyebutkan rentang yang dialokasikan untuk posisi Secretary.

Persiapan Interview untuk Posisi Secretary

Setelah CV lolos seleksi administrasi, biasanya kandidat akan diundang ke proses interview. Untuk posisi Secretary, pelamar umumnya melewati beberapa tahap berikut:

Screening HR: pengenalan singkat, motivasi melamar, ekspektasi gaji, dan ketersediaan mulai bekerja.
Interview teknis / studi kasus: relevan untuk bidang staf admin, dapat berupa soal teknis, presentasi portofolio, atau take-home assignment.
Interview user / pengguna langsung: bertemu calon atasan untuk membahas cara kerja, ekspektasi, dan kecocokan budaya tim.
Interview final: biasanya dengan manajemen senior atau founder untuk posisi tertentu.

Persiapkan jawaban dengan kerangka STAR (Situation, Task, Action, Result). Selengkapnya bisa Anda baca di 30 Pertanyaan Interview Kerja Tersulit & Cara Menjawabnya.

Waspada Penipuan Rekrutmen

Lowongan ini bersumber dari LinkedIn dan ditampilkan di InfoLoker.id sebagai bagian dari agregasi informasi publik. Sebelum memberikan data sensitif atau membayar biaya apa pun, perhatikan rambu-rambu berikut:

Perusahaan resmi tidak pernah meminta biaya untuk seleksi, pelatihan, seragam, atau jaminan.
Verifikasi alamat email rekruter — hindari komunikasi melalui akun pribadi WhatsApp/Telegram bila perusahaan memiliki domain email resmi.
Cek konsistensi informasi lowongan dengan halaman karir resmi Siloam Hospitals Group bila tersedia.

Bila menemukan kejanggalan, laporkan ke report@infoloker.id. Tim kami menindaklanjuti laporan dalam SLA 3×24 jam kerja. Daftar tanda penipuan rekrutmen yang lebih lengkap dapat Anda pelajari di Ciri-ciri Lowongan Kerja Palsu.

Jelajahi Lowongan Serupa

Tidak cocok dengan posisi ini? Jelajahi rekomendasi lowongan lain yang relevan dengan profil pencarian Anda:

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Bagaimana cara melamar lowongan Secretary di Siloam Hospitals Group?

Klik tombol "Lamar Sekarang" di halaman ini untuk diarahkan ke halaman resmi sumber lowongan (LinkedIn). Anda dapat mengirim lamaran langsung melalui sistem aplikasi yang disediakan tanpa biaya apa pun.

Berapa kisaran gaji untuk posisi Secretary?

Lowongan ini tidak mencantumkan rentang gaji. Anda dapat menanyakan ekspektasi gaji saat sesi interview dengan tim rekruter Siloam Hospitals Group.

Apakah lowongan Secretary ini masih dibuka?

Tanggal kedaluwarsa tidak dicantumkan oleh sumber. Disarankan Anda segera mengirim lamaran selagi posisi masih tersedia, atau memverifikasi status posisi pada halaman resmi LinkedIn.

Apakah InfoLoker.id memungut biaya pelamar?

Tidak. InfoLoker.id adalah agregator informasi lowongan kerja yang gratis bagi pelamar. Kami juga tidak meminta biaya pendaftaran. Waspadai pihak mana pun yang meminta biaya atas nama perusahaan.

Informasi lowongan ini diambil dari LinkedIn. InfoLoker.id tidak bertanggung jawab atas kebenaran dan ketersediaan lowongan ini.