Integrated Management System Staff

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 Teknik Industri, Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun pada posisi Integrated Management System (IMS), ISO Management, Business Process, Quality Assurance, atau posisi sejenis.
• Memahami implementasi Sistem Manajemen ISO (ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, atau standar lain yang relevan).
• Memahami penyusunan dan pengelolaan SOP, Work Instruction, Policy, Business Process Mapping, Flowchart, dan Document Control.
• Memiliki kemampuan analisis proses bisnis serta problem solving yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, presentasi, dan dokumentasi yang baik.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Excel, Word, dan PowerPoint.

Job Description

A. Business Process Management

• Melakukan identifikasi, analisis, serta pemetaan proses bisnis di seluruh fungsi perusahaan.
• Menyusun dan memperbarui Business Process Flow serta alur kerja setiap departemen.
• Melakukan evaluasi terhadap proses bisnis untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.
• Berkoordinasi dengan seluruh departemen dalam penyusunan maupun penyempurnaan proses kerja.
• Melakukan sosialisasi dan distribusi SOP kepada seluruh unit kerja terkait.

B. SOP & Document Development

• Menyusun, mengembangkan, dan memperbarui Standard Operating Procedure (SOP) sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
• Menyusun serta mengelola Policy, Procedure, Work Instruction, Form, dan dokumen pendukung lainnya.
• Memastikan seluruh dokumen telah sesuai dengan regulasi, kebijakan perusahaan, serta standar sistem manajemen yang berlaku.
• Mengelola proses perubahan dokumen (Document Change Management) secara terkontrol.
• Menyusun dan memelihara Master List Document sebagai acuan pengendalian dokumen perusahaan.

C. ISO Management System

• Mengelola implementasi Integrated Management System (IMS) sesuai standar ISO yang diterapkan perusahaan.
• Menyusun, memperbarui, dan mengendalikan seluruh dokumentasi sistem manajemen.
• Memastikan seluruh persyaratan standar ISO diterapkan secara konsisten oleh setiap departemen.
• Mengoordinasikan persiapan audit internal maupun audit eksternal.
• Menjadi penghubung antara perusahaan dengan lembaga sertifikasi.
• Menyusun program implementasi dan pengembangan sistem manajemen tahunan.
• Melakukan monitoring terhadap pencapaian sasaran mutu dan Key Performance Indicator (KPI) terkait sistem manajemen.
• Mengelola Corrective Action, Preventive Action, serta proses Non-Conformity hingga dinyatakan selesai.
• Memastikan seluruh temuan audit ditindaklanjuti secara tepat waktu dan efektif.

D. Document Control

• Mengelola seluruh dokumen perusahaan agar terdokumentasi secara sistematis, akurat, dan terkendali.
• Mengatur sistem penomoran, revisi, distribusi, serta penyimpanan dokumen.
• Memastikan hanya dokumen dengan versi terbaru yang digunakan oleh seluruh pengguna.
• Mengelola arsip dokumen aktif maupun dokumen yang telah dinyatakan tidak berlaku.
• Menjaga keamanan serta kerahasiaan seluruh dokumen perusahaan.

E. Continuous Improvement

• Mengidentifikasi peluang peningkatan proses kerja secara berkelanjutan (Continuous Improvement).
• Mendorong implementasi budaya perbaikan berkelanjutan di seluruh departemen.
• Berpartisipasi dalam proyek peningkatan kualitas, produktivitas, dan efektivitas operasional.
• Melakukan analisis akar penyebab (Root Cause Analysis) serta memberikan rekomendasi tindakan perbaikan.

F. Coordination & Reporting

• Berkoordinasi dengan seluruh Head Department dalam penyusunan SOP, proses bisnis, dan implementasi sistem manajemen.
• Memberikan konsultasi dan pendampingan terkait penerapan SOP, Business Process, serta standar ISO.
• Menjadi fasilitator dalam pelatihan, workshop, maupun sosialisasi terkait sistem manajemen perusahaan.
• Menyusun laporan perkembangan implementasi IMS, hasil audit, serta program perbaikan secara berkala kepada atasan.