General Affair Staff

Job Description:

• Administrative support: Mengelola dokumen, surat-menyurat, BAST, dan arsip perusahaan.
• Melakukan Pencatatan, inventory/ stock opname, melakukan pengajuan RAB bulanan dan menangani logistik kebutuhan operasional kantor (alat tulis, fasilitas, vendor expedisi JNE).
• Vendor Management: Melakukan rekapitulasi pengadaan,melakukan proses pengajuan pembelian barang/ jasa dan perusahaan, serta menjalin hubungan dengan vendor travel, hotel, dan transportasi. Membuat laporan berkala ke atasan
• Aset & Asuransi: Melakukan Proses rekapitulasi Pencatatan data dan mengurus perpanjangan pajak kendaraan,asuransi kendaraan dan properti, menyiapkan dokumen yang diperlukan serta melaporkannya ke atasan secara berkala untuk dapat diproses renewal ke vendor lebih lanjut
• Travel management: Mengatur pemesanan tiket pesawat domestik dan internasional, Mengurus reservasi hotel sesuai kebutuhan perjalanan dinas, Menyusun itinerary perjalanan karyawan dan memastikan kelancaran perjalanan, Mengurus dokumen perjalanan (visa, asuransi perjalanan, dll).
• Finance Operation: Berkoordinasi dengan Finance untuk reimbursement dan pencatatan biaya. (realisasi parkir, renewal parkir bulanan, pembayaran vendor), melaporkan ke atasan untuk di review dan disetujui
• Building/Vehicle Management: Memastikan fasilitas kantor dan aset terkait kendaraan mobil terkelola dengan baik (safety & security), Melakukan proses administrasi building management (Akses form, renewal Parkir).
• Membantu koordinasi kegiatan internal perusahaan.

Job Requirement:

• Pendidikan: Minimal Diploma atau S1, jurusan Administrasi, Manajemen, atau setara
• Teknologi: Terampil menggunakan Microsoft Office, sistem booking online (travel apps, GDS), dan email korporat., serta Familiar dengan sistem pengadaan barang seperti ERP/ Oddo minimal 1 tahun menjadi poin plus
• Pengalaman kerja: minimum 3 tahun di bidang General Affairs atau Travel Administration
• Administrasi Building Management
• Komunikasi & koordinasi: Mampu berkoordinasi lintas divisi (HR, Finance, IT) dan vendor eksternal
• Detail-oriented: Teliti dalam mengatur itinerary, dokumen perjalanan, dan laporan biaya
• Problem solving: Cepat tanggap menghadapi perubahan jadwal penerbangan atau hotel penuh
• Negosiasi: Mampu bernegosiasi dengan vendor travel/hotel untuk harga terbaik.