Finance & Administration Officer

I. TUJUAN POSISI

Merencanakan dan memantau pengeluaran keuangan proyek WWF Indonesia di Taman Nasional Ujung Kulon serta memastikan pelaporan keuangan yang tepat sesuai dengan donor, standar PSAK, dan persyaratan peraturan lainnya dalam rangka memberikan wawasan yang baik dalam kinerja keuangan WWF Indonesia dan program, memastikan dana yang masuk dan pengeluaran sejalan dengan rencana strategis dan persyaratan donor, serta memberikan dukungan terkait pekerjaan Strategic Sourcing Operation (SSO) dan People & Culture (P&C).

II. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA

A. Manajemen Keuangan & Kepatuhan

• Pemantauan Anggaran & Tingkat Pengeluaran: Melacak pengeluaran terhadap Rencana Kerja Tahunan (AWP) yang disetujui dan alokasi donor. Memantau selisih anggaran dan memberi tahu Pelaksana Proyek tentang pengeluaran kurang atau lebih.
• Arus Kas & Uang Muka Dana: Mengelola arus kas tingkat lokasi, memproses permintaan dana tepat waktu, dan pencairan uang muka untuk tim lapangan (misalnya, bahan bakar untuk perahu patroli, perbekalan untuk survei lapangan).
• Verifikasi & Persetujuan Pengeluaran: Meninjau dan memverifikasi semua faktur lapangan, tanda terima, uang saku harian, dan catatan pengemudi. Memastikan semua pengeluaran valid, dikodekan secara akurat, dan sepenuhnya sesuai dengan kebijakan organisasi dan peraturan donor.
• Pelaporan Keuangan:

• Menyiapkan laporan keuangan bulanan yang akurat dan tepat waktu.

• Rekonsiliasi bank, dan laporan keuangan triwulanan yang diperlukan untuk audit proyek dan pengajuan donor.

• Perkiraan permintaan dana transfer bulanan dan per kuartal.

• Permintaan dana transfer per kuartal.

• Laporan pajak.

• Laporan advance dan pertanggungjawaban advance.

• Dan laporan-laporan lain terkait Finance & Administrasi lainnya.

B. Pengadaan & Administrasi Rantai Pasokan

• Manajemen Vendor & Kontraktor: Menangani pengadaan lokal untuk peralatan lapangan, penyewaan perahu, materi visibilitas, atau katering untuk lokakarya/workshop. Memastikan praktik penawaran kompetitif (memperoleh beberapa penawaran) sesuai dengan ambang batas organisasi.
• Perjanjian Layanan: Menyusun, memproses, dan melacak kontrak layanan lokal, perjanjian konsultan, dan pesanan pembelian vendor.
• Pelacakan & Inventaris Aset: Memelihara registrasi inventaris yang teliti dari semua aset proyek yang berada di kantor lapangan Ujung Kulon atau yang ditempatkan di Balai (misalnya, unit GPS, perangkap kamera, perlengkapan patroli, peralatan komunikasi, dan kendaraan/sepeda motor lapangan).

C. Administrasi & Logistik Kantor Lapangan

• Koordinasi Logistik: Mengawasi pengaturan perjalanan, penjadwalan kendaraan, dan akomodasi untuk staf lapangan, pakar teknis yang berkunjung, auditor, dan delegasi donor.
• Operasi Kantor: Mengawasi pemeliharaan harian, keselamatan, dan pengelolaan utilitas di kantor lapangan.
• Dukungan Sumber Daya Manusia: Membantu SDM dalam pelacakan kehadiran di lokasi setempat, pengumpulan lembar waktu untuk staf lapangan, dan memproses kontrak atau formulir asuransi untuk pekerja lokal sementara (misalnya, anggota masyarakat yang dipekerjakan).
• Memberikan dukungan proyek dan berkoordinasi dengan tim FA Officer lain, SSO, dan tim P&C terkait dengan pekerjaan SSO, Finance, dan P&C.

III. PERLINDUNGAN, MANAJEMEN RISIKO, DAN KEPATUHAN

• Mengimplementasikan seluruh aktivitas dengan memperhatikan dan menjunjung tinggi Masyarakat Adat, Hak Asasi Manusia, dan Kesetaraan Gender serta konservasi yang inklusif sesuai dengan standar dan nilai organisasi.
• Menjaga kerahasiaan data dan informasi organisasi, serta bertindak sesuai dengan kewenangannya.
• Berkontribusi dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan mengukur tingkat risiko.
• Berkontribusi dalam mengelola risiko sesuai dengan strategi perlakuan risiko yang sudah ditentukan.

IV. KUALIFIKASI

A. Pendidikan & Pengalaman

• Minimal Sarjana (S1) dari jurusan Akuntansi, Manajemen, Ekonomi, atau Administrasi.
• Minimal 2 tahun dalam pengerjaan administrasi dan akuntansi.
• Terbiasa melakukan koordinasi lintas tim (internal dan eksternal), serta mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

B. Keterampilan Teknis

• Memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam pengelolaan keuangan, akuntansi, serta administrasi yang mendukung pelaksanaan operasional proyek.
• Mampu melakukan pengelolaan, pengarsipan (filing), dan penyimpanan dokumen secara sistematis, akurat, dan sesuai dengan prosedur organisasi.
• Memiliki kemampuan dalam mengelola aktivitas kesekretariatan, termasuk penyusunan dokumen administrasi, koordinasi kegiatan, dan pengelolaan korespondensi.
• Memahami prinsip-prinsip perpajakan serta mampu mendukung pelaksanaan administrasi perpajakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Mampu mengelola berbagai tugas administrasi secara teliti, menjaga akurasi data, serta bekerja secara efektif untuk memenuhi tenggat waktu.

At Yayasan WWF Indonesia we are committed to creating an inclusive working environment, where diversity is valued and there is equality of opportunity. We therefore welcome applications from all sections of the community, and we offer a range of benefits to encourage a work life balance.

Please submit your application before July 29th, 2026.

We encourage early applications, as this vacancy may close prior to the deadline once a suitable candidate is identified.